Wenn jährlich der Brief vom Verwalter kommt — meist im Frühjahr nach Geschäftsjahresende — wird's für viele Eigentümer unbequem: mehrseitige Tabellen, kryptische Kostenarten, Verteilerschlüssel, Soll-Ist-Vergleiche und am Ende eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Die wenigsten lesen die Abrechnung wirklich durch — und genau das ist das Problem.

Dieser Beitrag geht durch eine typische Hausgeldabrechnung, erklärt was jeder Posten bedeutet, was Sie als Eigentümer prüfen sollten und welche Kosten Sie auf Ihren Mieter umlegen dürfen.

Aus welchen Teilen besteht eine Hausgeldabrechnung?

Eine vollständige Jahresabrechnung nach § 28 WEG enthält mindestens:

1. Gesamtabrechnung der WEG — alle Einnahmen und Ausgaben des Wirtschaftsjahres
2. Einzelabrechnung für jeden Eigentümer — Ihr Anteil an allen Posten, abzüglich Ihrer gezahlten Vorschüsse
3. Vermögensbericht — Stand des Gemeinschafts- und Rücklage-Kontos am Jahresende
4. Heiz- und Warmwasserabrechnung — meist als separates Dokument vom Wärmemessdienst (z.B. Techem, Brunata, ista)

Schritt 1: Die Gesamtabrechnung prüfen

Hier steht, wofür die WEG insgesamt Geld ausgegeben hat. Typische Posten:

Schritt 2: Verteilerschlüssel verstehen

Nicht alle Kosten werden gleich verteilt. Das WEG erlaubt drei Standard- Verteilerschlüssel:

• Nach Miteigentumsanteilen (MEA) — Standard für die meisten Kosten (Versicherung, Verwaltung, Allgemeinstrom)
• Nach Wohneinheit — selten, z.B. bei pauschalen Müllgebühren
• Nach Verbrauch — Pflicht für Heizung und Warmwasser (Heizkosten- verordnung), oft auch für Wasser

Welcher Schlüssel für welche Position gilt, steht in Ihrer Teilungserklärung oder wurde per Beschluss festgelegt. Schauen Sie nach — wenn die Abrechnung einen anderen Schlüssel verwendet als beschlossen, ist die Abrechnung anfechtbar.

Schritt 3: Die Einzelabrechnung — Ihr persönlicher Anteil

Hier sehen Sie pro Posten: Gesamtkosten WEG × Ihr Anteil = Ihre Last. Beispiel für eine 80 m² Wohnung mit 80/1000 MEA:

Bei 80/1000 MEA: 360 € Ihr Anteil.

Am Ende werden Ihre gezahlten Vorschüsse (Wirtschaftsplan-Hausgeld) von allen Einzelposten abgezogen. Ergebnis:

• Positiver Saldo = Guthaben (kommt zurück aufs Konto oder wird mit künftigem Hausgeld verrechnet)
• Negativer Saldo = Nachzahlung (muss innerhalb der vom Verwalter gesetzten Frist überwiesen werden, meist 14–30 Tage)

Schritt 4: Den Vermögensbericht prüfen

Hier sehen Sie, wie viel Rücklage die WEG am Jahresende hat. Diese Position wird oft vernachlässigt, ist aber wichtig:

• Faustregel: Rücklage = mindestens 0,8–1,2 % der Wohngebäude- versicherungssumme. Eine WEG mit 2 Mio. € Versicherungswert sollte also mindestens 16.000–24.000 € Rücklage haben.
• Niedrige Rücklage ist ein Warnsignal — kommt eine größere Sanierung (Dach, Heizung), reicht das nicht und die WEG muss eine Sonderumlage beschließen, die alle Eigentümer plötzlich treffen.

Was Sie auf Mieter umlegen dürfen

Wenn Sie Ihre Wohnung vermieten, dürfen Sie die meisten der Bewirtschaftungskosten als Nebenkosten auf den Mieter umlegen, aber nicht alle. Geregelt in der Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Umlagefähig auf Mieter:

• Heizung, Warmwasser (verbrauchsabhängig)
• Wasser, Abwasser
• Müllabfuhr
• Gebäudeversicherung
• Allgemeinstrom
• Hausreinigung
• Hausmeister (anteilig — nicht 100 %)
• Wartung (Aufzug, Heizung)
• Schornsteinfeger
• Grundsteuer

NICHT umlagefähig (zahlen Sie als Eigentümer):

• Instandhaltungsrücklage
• Verwaltervergütung
• Reparaturkosten (nicht „Wartung" mit Reparaturanteil)
• Bankgebühren der WEG
• Kosten der Eigentümerversammlung
• Rechtsstreitkosten der WEG

Wann ist eine Abrechnung anfechtbar?

Sie können die Hausgeldabrechnung innerhalb von einem Monat ab Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung anfechten, wenn:

• Falscher Verteilerschlüssel verwendet wurde
• Posten enthalten sind, die nicht angefallen sind oder die Sie nicht betreffen
• Wesentliche Posten fehlen
• Die Abrechnung formal unvollständig ist (keine Heizkostenabrechnung, kein Vermögensbericht)
• Frist von 12 Monaten nach Geschäftsjahresende deutlich überschritten wurde

Vorher: schriftlich beim Verwalter widersprechen, nicht direkt klagen. Die meisten Fehler werden zwischen Verwalter und Eigentümer außergerichtlich geklärt.

Häufige Fragen zur Hausgeldabrechnung